11 táticas de administração do tempo para facilitar o seu trabalho

Postado em 2 de abr de 2023
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Ter a sensação de que vai ser impossível cumprir todos os compromissos profissionais é mais comum do que se imagina. Quando isso acontece, é normal sonharmos com a capacidade de multiplicar a nós mesmos ou com um dia mais longo para dar conta de tudo.

Mas existem técnicas que nos ajudam a fazer uma boa administração do tempo e, assim, conseguirmos nos dedicar com mais tranquilidade às atividades do dia a dia de trabalho.

Se você tem menos tempo do que gostaria, veja como aproveitá-lo da melhor maneira a seguir:

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O que é administração do tempo

Administração é o ato de gerenciar algo, procurando sempre otimizar os recursos e minimizar as perdas.

Quando relacionada a tempo, é uma estratégia que visa a aproveitar melhor os períodos disponíveis, fazendo com que as tarefas sejam realizadas com qualidade e dentro do prazo existente para isso.

Ou seja, é um conceito que tem relação com produtividade e eficiência: fazer mais e melhor.

Portanto, a administração do tempo é um conjunto de processos e ferramentas que auxiliam o cumprimento de atividades e projetos, dentro dos prazos estabelecidos e com resultados satisfatórios.

Saber utilizar esses processos e ferramentas é uma habilidade fundamental em todos os âmbitos da vida. Embora seja mais comum haver essa preocupação no trabalho, ela também se aplica muito bem à rotina pessoal.

Quando você administra melhor o seu tempo, consequentemente, aumenta seu rendimento. Isso, por sua vez, contribui com a elevação do bem-estar – o que garante uma proximidade da felicidade plena.

No ambiente corporativo, ainda, os benefícios podem ser sentidos nos resultados da empresa, nas metas alcançadas e no clima organizacional mais leve.

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11 táticas de administração de tempo

Confira uma lista de táticas para fazer a administração do tempo. Se você já usa alguma delas, veja se consegue combiná-la com as outras estratégias para otimizar ainda mais os seus processos no trabalho. 😉

1. Planejamento

O primeiro passo, sem dúvida, é o planejamento. Sem ele, você corre o risco de assumir mais tarefas do que, realmente, consegue abraçar.

Mas, por outro lado, quando se programa, tem mais chances de aumentar a sua produtividade e conquistar os resultados esperados.

Por isso, reúna todas as atividades que precisam ser cumpridas. Pode listá-las em um papel ou em uma planilha, como preferir.

É importante que você coloque os seus afazeres de uma forma que fique fácil visualizar e classificar.

Para ajudar, use cores e símbolos. Sempre que uma tarefa estiver finalizada, por exemplo, pinte-a de verde ou, então, insira um sinal de check: ✅.

Faça o mesmo com as que estão atrasadas e em espera. No seu planejamento, além da relação do que precisa ser feito, é fundamental conter os prazos.

Falaremos mais à frente sobre a importância de defini-los corretamente para que sejam seguidos à risca.

❗IMPORTANTE: o planejamento é imprescindível, mas deve ser flexível. Você pode e deve ajustá-lo sempre que for necessário.

2. Definição de metas

As metas são fundamentais para que a motivação seja mantida sempre em alta. Elas contribuem com o foco e, quando atingidas, promovem a sensação de dever cumprido.

Por isso, para gerenciar melhor o seu tempo, estabeleça algumas delas. Mas, atenção: as metas precisam ser factíveis. De nada adianta propor desafios mirabolantes, ok?

Você pode usar a técnica SMART para te ajudar na criação das suas metas. Ela é um acrônimo para: 

  • Específico (S)
  • Mensurável (M)
  • Atingível (A)
  • Relevante (R)
  • Temporal (T)

3. Prazos

Chegou a hora de falarmos sobre prazos.

Se esse é um assunto que lhe causa dor de cabeça, é melhor se acostumar. Afinal, é impossível viver sem datas e horários para cumprir.

Mas, você vai ver que, com algumas dicas, os prazos não causarão mais tanta aflição. Um erro bastante comum é estabelecer períodos de tempos equivocados para as atividades.

A primeira recomendação, portanto, é nunca subestimar a duração de uma tarefa. Você pode cronometrar as mais habituais para ter uma noção de quanto irá demorar para realizar nas vezes seguintes. Assim, é possível se programar.

Para as que nunca foram feitas antes, a alternativa é mesmo prever. Baseie-se em incumbências similares que já tenham sido executadas.

Isso ajudará a pensar no prazo adequado. De todo modo, é sempre importante fazer uma projeção com alguma margem de segurança.

Esse tempo extra é fundamental para resolver algum “pepino” que possa surgir no caminho. E, se você acabar antes do previsto, pode iniciar a próxima atividade um pouquinho antes, certo?

Assim, você assume o controle do tempo em vez de se tornar refém dele.

4. Agendamentos

Você é daqueles que confiam sempre na memória? Bom, se a sua nunca falha, tudo bem. Mas, não dá para contar com a sorte, não é mesmo?

Por essa razão, vale sempre anotar os compromissos. Use uma agenda de papel ou, se quiser, utilize as digitais, como o Google Agenda e o Notion.

Essas versões online são ótimas porque você pode estabelecer alertas, que ajudarão a lembrar das suas marcações.

5. Faça mais escolhas

Você precisa mesmo realizar tudo o que está na sua lista? Faça um exercício de reflexão sobre os seus afazeres. É possível escolher o que você quer cumprir?

É claro que muitos deles são deveres e não podem ser deixados de lado, mas, certamente, você encontrará alguns dispensáveis.

Opte pelas atividades que tenham relação com os seus propósitos. Não é raro estabelecermos itens na nossa lista sem alinhamento aos nossos objetivos.

Além disso, não aceite tudo o que lhe é pedido. Aprenda a dizer “não” quando você está atribulado demais ou não tem interesse genuíno em uma proposta.

6. Priorize as tarefas

Vamos combinar que 24 horas podem ser pouco tempo para fazermos tudo o que queremos e devemos, não é mesmo?

Por isso, o segredo é priorizar. E a dica é classificar as tarefas por ordem de importância e nível de urgência.

Comece pelas mais importantes e mais urgentes. Depois, realize as mais importantes, mas nem tão urgentes. Em seguida, assuma as mais urgentes, mas não importantes. Nesse caso, se puder delegar, é ainda melhor.

E, então, deixe para o fim (ou nem faça - vai depender da sua avaliação) as que não são importantes, nem urgentes.

Para priorizar suas tarefas diárias, você pode desenhar em uma folha de papel um quadrante com as seguintes categorias:

  1. Urgentes e importantes;
  2. Urgentes, mas não importantes;
  3. Importantes, mas não urgentes;
  4. Não urgentes e não importantes.

Em seguida, distribua as atividades entre cada uma delas. Assim você vai conseguir visualizar o que, de fato, precisa ser feito no dia.

Com o tempo, o exercício vira hábito e, automaticamente, você vai reconhecer quais tarefas merecem mais atenção. 

7. Delegue tarefas

Na tática acima, você viu que as tarefas urgentes e pouco importantes podem ser delegadas. Mas, na verdade, não são só elas.

Você pode atribuir diversas atividades para outras pessoas. Esse é um hábito que precisa ser adotado. Afinal, ninguém dá conta de tudo sozinho.

Peça apoio dos colegas, da família, dos líderes e dos subordinados sempre que houver necessidade.

8. Fuja da procrastinação

A tal da procrastinação costuma pegar todo mundo de jeito. Que atire a primeira pedra quem nunca deixou para amanhã o que poderia ser feito hoje.

O problema, na realidade, é quando isso se torna comum. Portanto, para evitar que aconteça, tome alguns cuidados.

Evite as distrações, como redes sociais, televisão, mensagens no celular e cafezinhos fora de hora com os colegas de trabalho.

Também crie recompensas para as metas cumpridas. Isso evita que você deixe algo para depois, já que será bonificado por manter o foco e a concentração.

9. Organize as pausas

As pausas durante a rotina precisam ser estratégicas.

Isso quer dizer que, além daquelas necessárias para alongamento e descanso, você precisa parar por alguns períodos para recuperar a criatividade e a disposição.

Mantenha-se focado e concentrado até onde puder. Não force demais. Quando sentir que está estagnado em uma atividade, pare, tome uma água e caminhe.

Isso vai ajudar a arejar a mente e recuperar a energia.  

10. Evite ser multitarefas

Ser capaz de assumir várias demandas e realizar atividades diferentes não é ruim. Desde que seja saudável, sem grandes contratempos, tudo bem.

Mas isso não pode ser um fardo. Se for o caso, evite abraçar muitas obrigações.

Coloque em práticas as recomendações já mencionadas, como priorizar tarefas, fazer escolhas e delegar para não sofrer com a exaustão e a frustração, muito frequentes em quem sofre com o estresse pela sobrecarga.

11. Registre os resultados alcançados

Para manter a sua motivação em alta, procure anotar as suas conquistas.

Conseguiu realizar todos os compromissos do dia? Ótimo! Registre isso e use como estímulo para continuar as suas atividades.

Como incluir atividades que fogem à rotina na administração do tempo

Ir e voltar do trabalho, levar e buscar os filhos na escola, treinar na academia três vezes por semana e cozinhar diariamente são alguns exemplos de atividades que fazem parte de uma vida corriqueira.

Tudo o que você faz com certa frequência, normalmente, é mais fácil de ser realizado. Mas quando uma situação inusitada acontece, muita gente tem dificuldade de encaixá-la na rotina.

É aí que uma tarefa recém-chegada pode atrapalhar todas as outras que ocorriam em perfeito equilíbrio. Então, como lidar com o novo, com as surpresas e os imprevistos?

Não é uma resposta simples. Afinal, cada pessoa tem seu jeito de encarar as atribuições.

No entanto, uma prática comum pode ajudar bastante: procure estabelecer o seu planejamento diário com duas ou três horas de folga.

É isso mesmo. Dê um espaço na sua agenda para as urgências que podem surgir.

Tenha em mente que esse não é um tempo perdido. Se nenhum evento extraordinário acontecer no dia, você pode aproveitar as horas de janela para resgatar uma ideia antiga, adiantar outra tarefa ou até mesmo descansar.

🔵Leia também: Exemplos de soft skills para você começar a desenvolver

Para saber mais: 3 livros sobre administração do tempo

Quer se aprofundar nas técnicas de administração do tempo?

Confira 3 livros que vão te oferecer informações valiosas sobre o assunto:

1. A Tríade do Tempo

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No livro, Christian Barbosa explica a metodologia da Tríade do Tempo, desenvolvida a partir de uma pesquisa com mais de 40 mil pessoas. O autor propõe classificar as atividades em três esferas temporais:

  1. Urgente: atividades imprevistas, que surgem de última hora e são estressantes;
  2. Importante: atividades que são significativas em nossas vidas, relacionadas aos nossos objetivos e sonhos;
  3. Circunstancial: atividades desnecessárias que implicam em desperdício de esforço e tempo.

Cada pessoa tem uma tríade do tempo diferente, de acordo com a fase da vida, a posição social e o contexto socioeconômico.

2. Produtividade para quem quer tempo

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Geronimo Theml ensina como produzir mais sem ter que trabalhar tanto, por meio do Método do Planejamento Inteligente (MPI).

O autor propõe que as atividades sejam organizadas em ciclos semanais. O primeiro passo é listar todos os papéis que você exerce na sua vida. A cada semana, você deve escolher três deles para focar.

Em seguida, é preciso estabelecer as prioridades do dia e verificar quais tarefas podem ser delegadas.

Uma importante lição do livro é: estar ocupado não é sinônimo de produtividade.

3. Faça tempo

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Os autores Jake Knapp e John Zeratsky são criadores do método Design Sprint, que propõe um um processo único de cinco dias para solucionar questões por meio de protótipos e testes de ideias com clientes.

Em "Faça tempo", os autores defendem o modelo de 4 passos diários:

  1. Destaque: é preciso escolher um ponto focal que será priorizado no dia, mesmo que surjam novas tarefas ou imprevistos. É o que deve ser feito sem falta;
  2. Foco: é preciso superar distrações e arrumar tempo para fazer o destaque do dia, seja de manhã, à tarde ou à noite;
  3. Energia: é preciso se cuidar para focar no destaque, ou seja, o seu dia deve prever momentos de descanso, boa alimentação e prática de atividade física;
  4. Reflexão: é preciso refletir o que foi feito ao final do dia. Essa análise ajuda a entender o que pode ser melhorado no dia seguinte e, assim, aperfeiçoar o sistemas continuamente.

Deu para perceber que existem diferentes táticas e métodos de administração do tempo. Não existe uma ferramenta que seja perfeita ou que seja adequada para todas as pessoas.

O indicado é testar as ferramentas e ver qual faz mais sentido para sua rotina de trabalho.

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Redação Blog do EAD

Por Redação Blog do EAD

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